メール件名の書き方とは？「～ついて」「～の件」と書いてはいけない理由

仕事でメールを送る際の件名に「～について」「～の件」と書いていませんか？

使いやすいフォーマットなのでつい書いてしまいますが、相手には伝わっていないかもしれません。

多い人は一日で何百通とメールのやり取りをしているので、わかりにくい件名を使っていると、相手の時間を奪っていることになり悪い印象につながります。

今回は例を見ながら件名を改善していきましょう！

件名が抽象的にしてはいけない理由

メールの件名で「～について」「～の件」の例文から見ていきましょう。
例えばこんな件名を見たらどんな印象を受けますか？

このような件名だと何が言いたいのかはパッと見てわかりません。
このような件名だと、開封自体を後回しにされることがあります。

メールの件名は具体的に

件名が抽象的だと「何か？」はわかったとしても「どうしたいか？」を示していなければ開封するまで用件が分かりません。

分からないまま開封した場合は読み進めて考えることになります。受信者は時間を使うことになるので負担に感じてしまいます。

開封して読んでみると重要な用件でもなかった場合下記の印象を持たれる可能性があります。

「見なければよかった」
「後回しでよかった」
「開封しなければ分からないなんて気が利かない人だ」

ネガティブなイメージを避けるためにも具体的な件名を付けましょう。

件名が具体的ないい例

先程の抽象的な例を具体的に変更してみます。

このように開封しなくてもメールに何が書かれているか想像できるため理解するスピードや次のアクションを考えながら読むことができます。

日本語の特徴は文の最後に結論（＝述語）が来る言語で最後まで読まないと結論がわからない…

そのため【結論】を1文目に書いてしまいましょう。

学校では【起承転結】と習いましたが【ビジネスの世界】では違った考え方が必要です。

起承転結の使い方

ではビジネスではどういった順番か考えていきましょう。

①こちらの意図が伝わる【件名】を記入し急ぎなのかどうかを伝える
②【結論】から伝える＝相手の時間を奪わない
③【承】で本題を伝え【起】で背景や事前情報
④【結論】を再度念押しで［行動］して欲しい内容をお伝えする
（【転】は展開（アクシデント：問題）があった時に伝える内容）

この手順で伝えればシンプルな文章で読み手に伝わりやすくなります。

そうすることでシンプルに伝える事ができます。

・［行動］の優先順位
・［行動］にかかる時間
・［行動］に関するアイデア

察しろと言ってる人は聞きなおす必要があるので時間のムダが発生します。

「この人は何を言いたいのか？！」が先に分かり行動に移りやすく手順や段取りをイメージしやすくなります。

具体的な【件名】は開封してもらえるだけでなくコミュニケーションを円滑にするためにとても大切です。

まとめ

いかがでしたか？

まずは伝えようという気持ちが一番大切なので、その意識をすることで、段々と上達していきます。

※普段から「良い件名だなー」と感じた【件名】をＷｏｒｄやテキストエディターでストックしておくと良いです。

必要な時に、ストックから選択するだけで時短になります。

上司に「やるな！」と感じてもらえ昇進や昇給につながりますよ。

相手への最大の気遣い（＝配慮）は相手の時間を奪わないことです。電話やメールで簡潔（＝シンプル）に内容を 分かりやすく伝える気遣い・スキルを身につけましょう。