皆さんは「あの人はなんでいつも仕事が速いんだろう？」と思ったことはありませんか？
今回はそんな疑問を深掘りしていきます。
どの会社にも、必ずといっていいほど「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」がいます。
両者がどう違うのか観察してみると、面白い結果が見えてきます。
今回は配達にフォーカスして配達が早い人と遅い人の特徴について違いを見ながら紹介していきます。
配達が早い人と遅い人の違い
配達が早い人と遅い人の違いについて見ていきます。早い人はどういった工夫をしているのでしょうか？配達の流れは以下になります。
荷物を積む→目的地を探す→インターホンを押す
この一連の流れから配達の特徴について違いを見ていきましょう。
配達が遅い人の4つの特徴
まず配達が遅い人の特徴から見ていきます。
①探す時間を無駄だと感じていない
仕事が遅い人は探すことに時間を取られている事に気づいていません。配達では荷物を探すという作業がつきものですが、この時間を1分縮めるだけで100件の配達だと100分の時間短縮になります。探すという事が仕事だと考えていなければいつまでも作業が遅い人のままです。
②こだわりが強い
積み込み前に初心者はブルーシートに配達先（町名ごと）に分ける作業をおこなうことがあります。慣れるまでは必要ですが、一度置くという作業が発生するので二度手間になってしまいます。こういった作業を昔からのこだわりで続けている人は新しい発想が持てず仕事が遅い特徴です。
③待ち時間に何もしない
待っている時間に何もしない人は仕事がどんどん遅れてきます。特にインターホンを押した後になにもしないで待っているのはもったいないです。他にも荷物を積み込むまでの待ち時間や時間指定の家に優先しすぎて待ち時間ができるなど、この時間を有効的にできない人は仕事が遅くなります。
④全体を考えない
仕事が遅い人は点で物事を見る癖があります。配達先のルートでは1件先を見るだけで毎回スマホを確認しています。誤配やクレームなどイレギュラー対応ができないことも多いです。そういった事を想定して動いているかいないかでスピードが大きく変わります。
配達が早い人の7つの特徴
配達が早い人はどういった事をしているのでしょうか？
①荷物を積む量を制限する
仕事が早い人は荷物の量をあえて制限していることが多いです。荷物を探す時間を減らすためには荷物自体を減らしたほうが効率がいいと考えています。特に集荷先のセンターが近い場合は大胆に半分くらいの量を積んでから2回往復した方が早いと考えています。
②効率よく積み込む
積み込む際にも工夫しています。荷物を積む際は車の中で町名を振り分けし、仕分け作業をしながら積み込みます。接車場所を確保するために早くからきて、一番に作業ができるように陣取ったりしています。細かい封筒物は助手席などわかりやすい位置に置くことで作業効率を上げています。
③目的地ルートや地図を把握する
時間指定を考慮してどのような順番で動けばいいかを想定してから動きます。一番遠い家から戻ってくるように配達をしたり、1時間で何件まわれるかを把握して時間を区切って午前指定の配達をまわる工夫をしています。また土地と建物の地図を見て、庭がある方に車を停めようなど、地図を読む力も優れています。
④スマホやデジタル機器を使いこなす
例えばスマホの設定を常に電源がオンの状態にして毎回スワイプやパスワードでロック解除しない設定にしています。それに合わせてすぐ充電ができる装備などもしています。また最近では配達完了後にスマホの操作が必要なものが多い為、スマホの使い方でも差がでるようになっています。
⑤顧客情報・荷物識別情報を覚える
配達エリアが同じ場合、この人は仕事で午後まで不在やこのルートではこの家には行けないなどを把握しています。また大手の運送会社の伝票は種類がたくさんあるため、どの形式にどういった記載をするや時間指定がどこに書いてあるかなど情報を覚えて効率化を図っています。
⑥待ち時間に動く
インターホンを押した時にただ待っているだけでなく、不在の可能性があるために不在票を書き始めて出ればそれは処理をして、でなければすぐに不在票を投函することができます。またはインターホン越しに「はーい」といることの返事があれば配達完了の手続きをするなど待ち時間にできることを見つけて動いています。
⑦誤配・クレームをなくす
誤配は起こりやすいミスではありますが、そうなった時にはかなり時間を取られます。極力ミスがないようによくある名字の場合は気をつけるなど、注意をしています。また定期便の配達などで、購入したつもりがない人が配達員にクレームを伝える場合などありますが、こういったことはよくある問題の為、対処法を事前に考えています。
このように配達の遅い人と早い人には差がありますが、どういったタイプの人が仕事が遅くなるのかを見ていきましょう。
仕事が遅い２つのタイプ
元マイクロソフトで技術者の著書「なぜあなたの仕事は終わらないのか。スピードは最強の武器である」の中から仕事が遅い人の特徴について抜粋しながら見ていきましょう。
マイクロソフトの従業員で仕事が遅い人の特徴を見ると2つに分類されるそうです。
このタイプは長時間机に向かって何度も徹夜をして、体力ギリギリまで必死で働いています。
起きている時間をすべて仕事に注ぎ込んでいる人です。提出物もいつもギリギリになっています。
催促すると「あと少し時間をください」と言い、結果納期には間に合わないタイプです。
このタイプはアイデアが色々と出てくるので、それを時間を気にせずにどんどん追加して時間を使い過ぎてしまい結果納期には間に合わないタイプです。
どちらも仕事が遅いと言われる人は決してサボっているわけではありません。更に彼らの能力が低いかというとそんなことはなく。中には大変優秀なプログラマーもいたそうです。
仕事が早くなるコツ
では反対に仕事が早い人はどういった特徴があったのでしょうか？
仕事を早くするコツは「100点満点を目指さない」
スマートフォンのアプリでよく見られる「バグ」があってもリリースし、後からバグを直していく。といった手法をとっています。それはリリース後のニーズや時代に合わせて「正解」が変わることもあるためバグがあってもとりあえず出すことを優先します。
なぜかというと、すべての仕事はやり直しになるのです。
すべての仕事は必ずやり直しになると考えると、70点でも80点でもいいのでまずは形にしてしまうことから始めましょう。
スマホアプリが延々とアップデートを繰り返している理由を考えてみてください。
それよりも最速で一旦形にしてしまってから、余った時間でゆっくりと100点を目指して改良を続けるのが正しいのではないでしょうか。
マイクロソフトのWindows95も同じ理由で3500個のバグを残したまま製品化されました。
仕事の思考方法
仕事が早くするコツについては8割主義にして一旦提出する考えが重要であることを説明しましたが、実際にそういった思考にするにはどうすればいいかについて考えてみましょう。
チームとして考える
8割主義の人たちは「後の工程の人たちが自分の成果物を直すかもしれない」という前提で動いています。
例えば雑誌の編集部も同じです。
レイアウトが変わったり、広告の都合で大きく文字数を削らなければいけないことも出てきます。
決して最初の打ち合わせ通りに物事が進むとは限らないのです。そのため、後からの変更は常につきものです。
最初に「完璧なもの」を仕上げても、思惑通りに行かないことがほとんどです。
例えばアプリ開発者はバグがある状態で配信を開始し、後からアップデートを繰り返して直していきます。バグの数をゼロにすることは絶対にできず、最初から100パーセントのものは作れません。
仕事の速いプログラマーと遅いプログラマーの違いは、「完璧主義か否か」にありそうです。
会社の仕事はチーム作業がほとんどです。個人プレーならば「完璧」を目指して時間をかけられても、チームで後の工程があると、それはうまく回らない原因になってしまうのです。
配達は個人プレーになりやすい
ここまでの内容を組織として例を出しましたが、配達では一人でまわることがほとんどです。
そのためどうしても個人プレーの考え方として動き、自分の納得がいく完璧な行動をとりやすくなります。
この「個人としての考え方」と「完璧な行動」が配達が遅くなる原因としてあげられます。
逆に配達が早い人は「チームとしての観点」がであったり、「8割主義の行動」をしていることで、先程あげた早い行動を思いついています。
チームのイメージとしては引っ越しを2人で作業する時に相方がただぼーっとしていると、何か行動をしてほしいと思うはずです。
それが自分自身の行動になっていたとしても何も考えないのは一人でいるからです。
また配達の積み込みも完璧に町名で揃える事に集中しすぎて2度手間な積み込み作業が発生したり荷物を詰め込み過ぎて探すことに時間がかかるなど、周りから見るとわかりやすい行動でも一人では陥ってしまいます。
その積み重ねがより、自分自身をより見えなくしていくためいくら必死で仕事をしていても仕事が早くなることはありません。
トンネリングの罠
このように仕事が早いか遅いかは能力の違いというわけではなく考え方の違いがあるだけです。
仕事が遅いタイプで紹介した頑張りすぎるタイプの人はトンネリングの状態にあるかもしれません。
「トンネリング」とは、トンネルの中にいると外界が見えなくなるように、何かに集中していると他のことに意識が回らなくなる状態のことを言います。
徹夜で睡眠不足であったり、気持ちの余裕がなくなると、だんだん生産効率が落ちてきます。
ギリギリまで仕事を引っ張るタイプの人はトンネリングに陥りやすいです。
少し俯瞰でみる事を心がけ行動する際はやチームをイメージしたり、客観的に見るために、他の人の行動を見たり話を聞くと自分自身を振り返ることができ解決する問題でもあります。
今は急激に変化する時代なため、何事もスピードをあげていかなければ時代についていけません。
まとめ
今回紹介した配達が遅い人も能力が大きく違うわけではなく考え方によってスピードは改善されます。
- 100点の仕事は存在しない事を理解する
- 100点満点を目指さない（80点ぐらい）
- 『脱！完璧主義』で速度を重視する
- どんな仕事にも必ずミスはある
- 変更ありきで、柔軟に対応する
- チームとして考えてみる
改めて考えてみると、どんな「商品」や「サービス」も完璧なものは存在しないはずです。しかし完璧という価値観や概念に翻弄されていると大切なことを見落としがちです。
そんな環境から抗うことが大切なのかもしれません。
むしろあまり変化のないものにはビジネスチャンスがあるかもしれません。
仕事も同じ考え方で完璧主義を脱却す変化に気づくことができれば仕事を早く終わらせることができます。
余った時間でやりたいことに使っていきましょう！
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